Een nabijheidsbeschrijving wordt gedaan als van een locatie van herkomst geen postcode bekend is. In dat geval wordt de locatie van herkomst beschreven , gevolgd door een nadere concretisering met de vier cijfers van de meest nabijgelegen postcode. De nabijheidsbeschrijving kan bijvoorbeeld zijn: Rijksweg A..., hectometerpaal …, provinciale weg …, Watergang …, Spoorlijn …, etc.
Een namelding is een melding die wordt gedaan nadat voor de betreffende meldingsperiode al een maandelijkse ontvangstmelding, ook wel vervolgmelding genoemd, is gedaan.
Met een nulmelding geeft de melder aan dat er in de betreffende meldingsperiode geen ontvangsten en afgiften hebben plaatsgevonden. Een nulmelding is niet verplicht, maar zorgt wel voor duidelijkheid.