Een eerste ontvangstmelding wordt uiterlijk gedaan binnen 4 weken na afloop van de kalendermaand, waarin een afvalstroom voor het eerst is ontvangen. Met een eerste ontvangstmelding wordt het afvalstroomnummer en de bijbehorende gegevens gemeld. Daarnaast wordt met de eerste ontvangstmelding ook het totale gewicht van de ontvangen afvalstoffen en het aantal vrachten over de betreffende maand gemeld.
Dit is een code van zes cijfers, uit de Regeling Europese AfvalstoffenLijst. De eerste twee cijfers verwijzen veelal naar het proces van herkomst. De volgende twee cijfers verwijzen veelal naar een deelproces en de laatste twee cijfers verwijzen naar een afvalcategorie. Euralcodes zonder sterretje (*) geven aan dat het een niet-gevaarlijke afvalstof betreft, Euralcodes met een sterretje (*) geven aan dat het een gevaarlijke afvalstof betreft.
Als er sprake is van een niet-afvalstof wordt in plaats van een Euralcode een GN-code gebruikt. Een GN-code bestaat uit 10 posities van de Gecombineerde Nomenclatuur. Zoals staat in artikel 1, eerste lid, van de verordening nr. 2658/87/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 23 juli 1987 met betrekking tot de tarief- en statistieknomenclatuur en het gemeenschappelijk douanetarief (PbEG L 256). De GN-code moet altijd beginnen met de letters GN.
Een handelaar is een (rechts)persoon die afvalstoffen opkoopt en verkoopt. De handelaar krijgt daarbij het afval in eigendom, maar doorgaans niet feitelijk het (fysieke) bezit.
Dit nummer is een door het handelsregister (in Nederland: de Kamer van Koophandel) afgegeven identificatienummer. Met dit nummer worden de naam, het adres, de postcode en de vestigingsplaats van het bedrijf vastgelegd.
Inrichting is in dit geval de locatie van bestemming. Dit is de vestiging van het bedrijf of de instelling die de afvalstoffen daadwerkelijk in ontvangst neemt. Elke meldingsplichtige inrichting heeft een door de meldinstantie verstrekt verwerkersnummer.
De inrichtingencode bestaat uit vijf posities (ppvvv): de provinciecode (pp) en het door de meldinstantie verstrekte verwerkersnummer (vvv).
Een inzamelaar haalt afvalstoffen op bij degene die zich van afvalstoffen wil of moet ontdoen. Daarbij neemt de inzamelaar het eigendom van de afvalstoffen over van de ontdoener. De inzamelaar kan vervolgens vrijelijk over de afvalstoffen beschikken en bepaalt zelf waar hij de afvalstoffen naartoe brengt.
De inzamelaarsregeling mag worden toegepast op de in bijlage A van de 'Regeling melden van bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen' aangewezen categorieën van afvalstoffen. Bij toepassing van de inzamelaarsregeling wordt de inzamelaar tevens de ontdoener en geeft de meldingsplichtige ontvanger aan de inzamelaar één afvalstroomnummer voor een bepaalde categorie afvalstoffen, die afkomstig is van meerdere locaties.
De locatie van bestemming is het adres waar de afvalstoffen daadwerkelijk worden ontvangen.